电子邮件函证发函及回函过程控制程序-针对境外函证

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纵观被处罚的理由中，九成九都有函证程序不到位的问题，主要表现为缺少发函及回函的过程控制，之前我们回顾了【十个被罚案例，九个半和函证相关，重温《审计准则问题解答第2号——函证》】准则中对函证的要求，对于境内函证，我们一般直接通过快递公司发函证，并通过天眼查、信用中国、高德地图等方式核查发函地址和工商注册地址，如有差异，需执行进一步程序，比如查看发票、合同、物流单据等中的对方地址，对于收到的回函，也要检查寄件人、寄件地址的合理性。总之对于境内的函证，我们还是可以执行很多核查程序，只要不是遇到这样的“神”队友【会所恩怨，项目经理挖坑活埋合伙人】，发函及回函基本可以得到控制。

对于境外函证，我们可执行的程序就很有限，尤其是当前境外疫情肆虐的情况下，纸质函证很难保证回函，所以我们较多的采用了电子邮件的方式，对于电子邮件形式的函证，该怎么保证全过程的控制呢？小编查了下问询反馈，供大家参考。



对发函的控制

1) 针对纸质询证函

① 将被询证者的名称、地址与与被询证方官网、企业信用信息查询系统或企查查等公开信息进行对比，核实函证地址是否与工商注册地址一致；

② 通过百度地图、公司官网查询被函证客户地址，核实函证地址是否与查询地址一致；

③ 获取被函证客户联系人名片、工牌，核实函证对象的身份；

④ 与核查过程中获取的其他资料(如合同、发票显示的地址)进行核对。

2) 针对电子邮件函证

① 收件人邮箱后缀与被函证客户的单位名称及官网显示的企业邮箱后缀进行核对；

② 获取电子邮件被函证客户联系人名片，核实联系人、邮件函证邮箱是否相同；获取公司与电子邮件被函证客户日常往来邮件记录等核实邮箱地址、收件人真实性；

③ 通过 WHOIS(https://who.is)、中信保报告查询被询证客户邮箱地址后缀的所有者，核实是否与被询证客户名称、地址等相匹配。

(3) 对回函实施的控制

1) 针对纸质询证函回函

① 核对获得的纸质回函的函证内容是否与发函内容一致，回函是否存在涂改的痕迹等异常情况，相关函证的签字或盖章情况是否存在异常情况；

② 针对顺丰快递邮寄回函的部分，通过顺丰快递官网或邮件咨询顺丰客服人员获取寄件人信息，确认回函的寄件人姓名、地址是否与发函时的收件人姓名、地址是否一致，确认回函是否晚于发函快递的签收时间；

③ 针对除顺丰以外快递邮寄回函的部分，通过查看回函面单的信息，确认回函的寄件人姓名、地址是否与发函时的收件人姓名、地址是否一致，确认回函是否晚于发函快递的签收时间。

2) 针电子邮件回函

① 核实电子邮件发函收件人与回函发件人是否为同一人；

② 核对回函的发件人邮箱后缀与函证收件人邮箱后缀是否一致；

③ 核对邮件回函询证函内容是否与发函内容一致，回函邮件附件内容是否存在涂改的痕迹等异常情况，相关回函附件内容的签字或盖章情况是否存在异常情况。