IPO实务：纸质函证、电子邮件函证发函及回函过程控制程序

vincent

(七) 说明确保函证过程客观性、独立性的控制程序，全面自查回函是否存在其他异常情形并评估回函的可靠性

1. 客户发函过程控制程序

(1) 我们对公司客户报告期各期收入及往来余额情况实施独立函证程序，由我们通过独立选定函证客户并自行填制有关函证内容，针对境外客户，我们将经公司盖章后的询证函扫描成PDF，通过邮箱将电子询证函直接发送至国外客户经办人邮箱并将纸质盖章询证函独立邮寄给客户经办人；针对境内客户，我们直接将经公司盖章后的询证函独立邮寄给客户经办人；

(2) 纸质询证函发函过程控制程序

1) 通过国家企业信用信息公示系统、天眼查、企查查等第三方平台查询被函证客户工商信息，比对核实函证地址是否与工商注册地址一致；

2) 通过百度地图、公司官网查询被函证客户地址，核实函证地址是否与查询地址一致；获取被函证客户联系人名片、通过LinkedIn查询收件人资料，核实联系人、函证地址是否相同；

3) 独立寄发客户询证函，在取得盖章版的客户询证函后，核对发函内容，并由我们填制邮寄快递面单信息并直接移交给快递公司工作人员，同时保留交接记录或照片等留存工作底稿，跟进快递是否已由对方签收。

(3) 电子邮件发函过程控制程序
1) 对电子邮件函证的收件人邮箱后缀与被函证客户的单位名称及官网显示的企业邮箱后缀进行核对；

2) 获取电子邮件被函证客户联系人名片、通过LinkedIn查询收件人资料，核实联系人、邮件函证邮箱是否相同；获取公司与电子邮件被函证客户日常往来邮件记录等核实邮箱地址、收件人真实性；

3) 通过WHOIS（https://who.is）查询被询证客户邮箱地址后缀的所有者，核实是否与被询证客户名称、地址等相匹配；

4) 对被询证客户执行独立函证程序，电子邮件发函均由我们与被询证客户联系人直接对接，确认邮件是否均已成功发送并保留发函邮件截图等留存工作底稿。

2. 客户回函过程控制程序

(1) 报告期内，公司客户通过纸质询证函和电子邮件回函情况统计如下：

回函类型	项 目	2020年度	2019年度	2018年度	2017年度
纸质询证 函	回函数量	13	13	14	16
	回函确认收入	29,534.24	21,878.11	24,513.43	23,344.05
	占收入比	61.06%	68.53%	77.49%	73.54%
电子邮件	回函数量	3	3	3	3
	回函确认收入	2,637.14	3,069.55	2,369.76	2,505.91
	占收入比	5.45%	9.61%	7.49%	7.89%
汇总	回函数量	16	16	17	19
	回函确认收入	32,171.38	24,947.67	26,883.18	25,849.96
	占收入比	66.51%	78.14%	84.98%	81.44%

由上表可知，公司报告期各期客户询证函回函以纸质询证函回复为主，仅通过电子邮件回函的客户数及对应收入金额较小。

(2) 纸质询证函回函过程控制程序
1) 查看纸质回函面单，核实回函寄件人信息及地址是否与发函对方信息相一致；

2) 同时通过网络查询相应快递单号，检查回函快递路径并留存工作底稿，并核实是否由对方单位直接邮件寄回且询证函是否为发函原件；

3) 核对获得的纸质回函的函证内容是否与发函内容一致，回函是否存在涂改的痕迹等异常情况，相关函证的签字或盖章情况是否存在异常情况。

(3) 电子邮件回函过程控制程序
1) 核实电子邮件发函收件人与回函发件人是否为同一人；

2) 核实邮件是否由对方客户联系人直接回函；

3) 核对回函的发件人邮箱后缀与被函证客户的单位名称及官网显示的公司邮箱后缀是否一致；比对邮件函证的收件人邮箱与被询证客户和公司日常业务往来邮件或文件的邮箱信息是否一致；核对邮件函证的收件人邮箱与收件人提供的个人名片上的公司名称及邮箱是否一致；查询回函发件人邮箱后缀WHOIS信息，与客户名称、地址等信息是否相符；

4) 核对邮件回函询证函内容是否与发函内容一致，回函邮件附件内容是否存在涂改的痕迹等异常情况，相关回函附件内容的签字或盖章情况是否存在异常情况。

3. 全面自查回函是否存在其他异常情形并评估回函的可靠性

我们已查阅报告期各期客户回函，核实相关客户回函的签章、纸质回函邮寄信息、电子邮件回函发件人信息、函证内容等相关信息，针对Li & Fung(Trading)对GoodWest的询证函盖章差异，我们重新执行函证程序并取得了经Goodwest盖章确认的询证函。综上所述，公司函证回函不存在其他异常情形，公司函证回函是可靠的。