IPO采购流程的内部控制措施

alain.proust

采购流程一般包括四个环节：

采购审批与处理

应付账款记录

付款

对账与调节

（1）采购审批：针对大宗商品物料，公司每月制定采购计划，由采购部根据市场行情、财务资金、物料近期使用量，市场询价并经供应商申请价格后，制定采购议标单，提交采购经理、中心总监、董事长审批，采购部执行采购；针对单台单订的原材料，根据设计方案由计划部门提交材料需求至采购部门，由采购部执行采购；针对库房备库物料，采购部根据物流部提交的、经审核的《库存物料请购单》执行采购。

公司制定了采购合同模版，采购部使用模版编制《采购合同》，经采购部负责人审核后下发供应商，并经供应商确认签字、盖章后生效。

采购入库的内部控制流程：
（1）库管员依据《送货单》清点到货物料，确认数量正确、包装完好无损后，对物料进行签收；（2）库管员发起报检流程，通知质管部进行原材料检验；（3）质管部检验合格的物料，由库管员办理入库；质管部检验不合格的物料被转至不合格区域，并执行原材料《不合格品处理流程》及《索赔流程》；（4）未完成检验的物料，库管员统一放置库房物料待检区，不得与其他物料混放。通过上述采购入库流程，经质管部检验合格的物料方可办理入库手续并录入系统，是公司物料验收的重要依据。未经检验合格入库的物料，不得交付使用部门。

（2）采购付款审批：材料会计受理采购员送达的入库单和发票，与经应付账款会计审核的采购合同进行核对，核对无误后交采购员办理请付款手续。财务主管结合公司制定的月度付款计划对采购员提交的请款单进行审核，审核通过后交出纳员执行货款支付。出纳员发起货款支付，财务主管进行付款终审，付款完毕后财务主管将全部原始凭证转交应付账款会计进行账务处理。

（3）采购账务处理：材料会计根据审核无误的物料入库单和发票在供应链系统填制记账凭证，经应付账款会计审核通过后生成应付账款明细账；出纳履行付款程序后，将付款原始凭证传递应付账款会计，应付账款会计在应付账款系统中填制记账凭证，经会计主管审核后核销应付账款明细账。

（4）对账：采购部、财务部协同跟踪供应商履约情况。采购部每月与供应商进行账务核对并取得其出具的对账单，应付账款会计根据对账单与该供应商的应付账款明细账进行核对，核对无误后采购部申请发票开具，发票交财务部审核。财务部每年发送询证函，与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。