董秘与董监高事务管理工作流程

becker

精彩预览

董秘是公司治理的重要参与者和推动者,董秘的工作涉及到公司的各个方面，尤其是与董监高事务管理密切相关。

本文将从四个方面介绍董事会秘书与董监高事务管理工作流程，分别是：董监高任职/留职、日常工作、买卖股份、信息传递。

希望大家能有所收获，也欢迎大家分享自己的经验。

01 董监高任职/留职

上市公司的董监高是指公司的董事、监事和高级管理人员。

根据《公司法》《证券法》《上市公司治理准则》等法律法规和规范性文件 ，上市公司的董监高应当具备相应的任职资格，并按照规定办理相关手续。

同时，上市公司的董监高也应当遵守相关规定，如兼任限制、持股变动报告等。

在这一过程中，董事会秘书作为董监高事务管理的主要负责人，需要做好以下几方面的工作：

(1)参与董监高选聘、考核、培训、激励等工作。

董事会秘书应当协助股东大会和董事会制定和执行合理有效的选聘程序和标准，确保选出符合条件和能力的人选。

同时，董事会秘书也应当参与对董监高进行定期考核和评价，为其提供必要的培训和指导，建立合理公正的激励机制。

(2)协助董监高办理相关手续，如报备、备案、登记等。

董事会秘书应当协助董监高办理相关手续，如报备、备案、登记等。

根据《上市公司信息披露管理办法》等规定，上市公司的董监高在任职前或任职后，应当向证券交易所报备或备案其个人基本情况、持股情况、兼任情况等，并及时更新相关信息。

董事会秘书应当及时收集、整理、审核和提交相关资料，确保信息的真实、准确和完整。

(3)监督董监高遵守相关规定，如兼任限制、持股变动报告等。

根据《公司法》《证券法》等规定，上市公司的董监高不得从事与公司业务有竞争关系的活动，不得利用职务便利损害公司利益。

同时，上市公司的董监高在买卖本公司股份时，应当遵守相关规定，如禁止内幕交易、禁止短线交易、禁止在敏感期买卖股份等，并及时向证券交易所和公司报告其持股变动情况。

董事会秘书应当对董监高进行培训和提醒，监督其履行相关义务，发现问题及时处理和报告。

02 日常工作

上市公司的董监高在履行其职责时，需要参与公司的各项重大事项的决策和监督，如股东大会、董事会、监事会、经营层会议等。

在这一过程中，董事会秘书作为董监高日常工作的协调者和服务者，需要做好以下几方面的工作：

(1)组织召开股东大会、董事会、监事会等会议。

董事会秘书应当根据《公司法》《证券法》《上市公司章程》等规定，制定合理有效的议程和议案，通知相关人员参加会议，准备必要的资料和文件，安排会议的时间、地点、形式等，保证会议的顺利召开和有效进行。

(2)记录并保存会议纪要和决议。

董事会秘书应当认真记录会议的过程和结果，反映各方的意见和表决情况，形成完整准确的会议纪要和决议，并及时向相关人员分发或公示。

同时，董事会秘书也应当妥善保存会议纪要和决议等文件，便于日后查阅和核查。

(3)跟进并督促执行会议决议。

董事会秘书应当根据会议决议的内容和要求，分配具体的执行责任人和时间节点，并定期跟进执行情况，及时反馈执行结果或存在的问题，并向相关人员汇报或提出建议。

03 买卖股份

上市公司的董监高作为公司的内部人员，对公司的经营状况、财务状况、发展战略等有着更深入的了解和掌握，因此，他们在买卖本公司股份时，需要遵守相关的法律法规和规范性文件，如《证券法》《上市公司信息披露管理办法》《上市公司内幕信息知情人管理办法》等。

在这一过程中，董事会秘书作为董监高买卖股份的指导者和监督者，需要做好以下工作：

(1)提醒董监高遵守相关规定。

董事会秘书应当定期向董监高宣传和解释相关规定的内容和意义，提醒他们在买卖本公司股份时，应当避免内幕交易、短线交易、敏感期交易等违法违规行为，并告知他们可能面临的法律责任和社会影响。

(2)协助董监高办理相关手续，如报告、备案、披露等。

根据《上市公司信息披露管理办法》等规定，上市公司的董监高在买卖本公司股份时，应当及时向证券交易所和公司报告其持股变动情况，并按照规定进行信息披露。

董事会秘书应当及时收集、整理、审核和提交相关资料，确保信息的真实、准确和完整。

(3)监督董监高履行相关义务，如禁止期、限售期等。

根据《证券法》《上市公司内幕信息知情人管理办法》等规定，上市公司的董监高在掌握内幕信息或处于敏感期时，不得买卖本公司股份，并应当对其控制或者实际控制的其他人员或者机构采取有效措施，防止其利用内幕信息买卖本公司股份。

同时，上市公司的董监高在持有限售股份时，应当遵守相关规定，不得在限售期内转让或者变相转让其持有的限售股份。

董事会秘书应当对董监高进行教育和提醒，监督其履行相关义务，发现问题及时处理和报告。

04 信息传递

上市公司的董监高作为公司治理的重要参与者和推动者，需要与各方进行有效的沟通和交流，如与证券监管机构、投资者、媒体等。

在这一过程中，董事会秘书作为董监高信息传递的协调者和服务者，需要做好以下几方面的工作：

(1)协调并组织董监高参与各类活动，如路演、媒体采访、投资者关系活动等。

董事会秘书应当根据公司的经营状况、发展战略、市场形势等，制定合理有效的信息传递计划，通知并邀请董监高参与相关活动，准备必要的资料和文件，安排活动的时间、地点、形式等，保证活动的顺利进行和有效达成。

(2)协助并指导董监高进行信息披露，如公告、报告、回复等。

董事会秘书应当根据《证券法》《上市公司信息披露管理办法》等规定，协助并指导董监高进行信息披露，如编制、审核和发布公司的定期报告、临时公告、重大事项公告等，及时回复证券监管机构、投资者、媒体等的询问或者质疑，并及时更新相关信息。

(3)监督并保障董监高信息传递的合规性和一致性。

董事会秘书应当监督并保障董监高在信息传递过程中，遵守相关的法律法规和规范性文件，如不得泄露内幕信息、不得误导投资者、不得损害公司利益等，并确保董监高所传递的信息与公司已披露的信息一致，避免造成信息不对称或者混乱。

05 结语

上市公司的董事会秘书是董监高工作的重要支持者和协助者，在上市公司治理中发挥着重要的作用。

本文从四个方面介绍了董事会秘书对于董监高工作的服务内容和方法，分别是：董监高任职资格、日常工作、买卖股份、信息传递。